ปัจจุบันการใช้กระดาษถือเป็นค่าใช้จ่ายอย่างหนึ่งในการดำเนินการของแต่ละองค์กร นอกจากนี้การพิมพ์งานต่างๆ และใช้เพียงไม่กี่ครั้งก็มักส่งผลให้เกิดขยะจากกระดาษจำนวนมาก ซึ่งพอใช้เสร็จแล้ว กระดาษเหล่านี้ก็มักจะจบลงด้วยการทิ้งและทำลาย สุดท้ายก็จะส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมในระยะยาว ดังนั้นจะดีแค่ไหนหากองค์กรค่อยๆ ลดการใช้กระดาษด้วยการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบ Paperless เข้ามาช่วย เพราะระบบ Paperless จะช่วยลดการสิ้นเปลืองของการใช้กระดาษ โดยการจำกัดการใช้กระดาษเฉพาะงานที่จำเป็น ถือเป็นการแสดงออกให้เห็นว่าองค์กรของคุณรักโลกและพร้อมจะเปลี่ยนแปลง ที่สำคัญวิธีการนี้ยังถือเป็นการเสริมภาพลักษณ์ให้กับองค์กรได้อย่างดีเยี่ยม เพราะเป็นการสื่อให้ลูกค้าได้เห็นว่าองค์กรดำเนินธุรกิจด้วยความรับผิดชอบในสิ่งแวดล้อมอย่างจริงจังและต่อเนื่อง
ข้อดีของปรับองค์กรให้เป็นระบบ Paperless
1.เสริมภาพลักษณ์องค์กร
โดยปกติแล้วการแสดงความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมนั้นเป็นหน้าที่ของแต่ละองค์กรและแต่ละภาคอุตสาหกรรมอยู่แล้ว แต่ด้วยการแข่งขันในภาคธุรกิจที่ค่อนข้างหนักหน่วงในปัจจุบัน การสร้างความโดดเด่นและความน่าสนใจให้กับองค์กรนั้นจึงถือเป็นสิ่งสำคัญเป็นอย่างยิ่ง จากการศึกษาและงานวิจัยหลายชิ้นพบว่าการแสดงความห่วงใยสิ่งแวดล้อมผ่านการสื่อสารในเชิงนโยบายและการปฏิบัติจริง เช่น การหันมาเลือกใช้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบ Paperless เพื่อแสดงถึงความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร (CSR) ความรับผิดชอบต่อสังคมด้านสิ่งแวดล้อม (ECSR) และการสร้างภาพลักษณ์องค์กรสีเขียว (GCI) และยังเป็นการเสริมแนวคิดของความรักโลกและความใส่ใจในสิ่งแวดล้อม ซึ่งจะกลายเป็นสิ่งที่สามารถนำมาปรับใช้ในเชิงกลยุทธ์และการตลาดได้อย่างมากมาย
ดังนั้นหากองค์กรของคุณตัดสินใจเริ่มเปลี่ยนมาดำเนินการด้วยระบบจัดเก็บเอกสารแบบ Paperless และได้เน้นการใช้นโยบายนี้อย่างจริงจังก็จะทำให้องค์กรสามารถเผยแพร่ข้อมูลเหล่านี้สู่สาธารณชนได้อย่างน่าสนใจ เพราะจากการศึกษาพบว่าการสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมได้กลายเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน รวมถึงยังช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพสูงขึ้นในหลากหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นการลงทุนด้านทรัพยากร และการสร้างกลยุทธ์ทางการตลาดที่ดีขึ้น ที่สำคัญ Brand Image หรือภาพลักษณ์ขององค์กรที่ดีขึ้นจะช่วยทำให้ผู้บริโภคเชื่อมั่นในตัวองค์กรมากยิ่งขึ้น ซึ่งสุดท้ายแล้วจะนำไปสู่ยอดขายที่สูงขึ้น รวมถึงช่วยสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันอย่างยั่งยืนในท้ายที่สุด
2.สร้างแบรนด์ที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
ผู้บริโภคในยุคปัจจุบันมีความสนใจในด้านสิ่งแวดล้อมสูงกว่าในอดีตเป็นอย่างมาก โดยการวิจัยของ Deloitte พบว่าผู้บริโภค 23% ยอมเปลี่ยนไปซื้อผลิตภัณฑ์จากองค์กรที่ให้ความสำคัญกับปัญหาสิ่งแวดล้อม และผู้บริโภคราวๆ 42% ได้เปลี่ยนพฤติกรรมการบริโภคเนื่องจากทัศนคติที่มีต่อสิ่งแวดล้อมนั้นเปลี่ยนไปตามกาลเวลา นอกจากนี้ผู้บริโภค 21% ยังให้การสนับสนุนบุคคลใกล้ชิดให้เปลี่ยนไปเลือกใช้บริษัทที่มีแนวคิดคล้ายคลึงกัน ซึ่งก็คือ การตระหนักถึงปัญหาสิ่งแวดล้อมและแสดงให้เห็นถึงความชัดเจนที่บริษัทเป็นส่วนหนึ่งในการแก้ไขปัญหาสิ่งแวดล้อม รวมถึงสื่อให้เห็นว่าองค์กรห่วงใยรักโลกและพร้อมดำเนินการอย่างจริงจัง ดังนั้นการปรับองค์กรด้วยระบบจัดเก็บเอกสาร Paperless และแสดงความมุ่งมั่นออกมาอย่างชัดเจน เช่น องค์กรประกาศถึงนโยบายการใช้ระบบ Paperless หรือองค์กรสามารถแสดงให้เห็นว่าสามารถลดการใช้กระดาษลงได้มากขนาดไหน ก็ถือเป็นการแสดงความจริงใจของบริษัทที่ใส่ใจต่อสิ่งแวดล้อมอย่างแท้จริง ซึ่งการเสริมภาพลักษณ์ในด้านนี้จะมอบผลลัพธ์ที่ดีให้กับองค์กรได้อย่างแน่นอน
3.ระบบ Paperless ช่วยส่งมอบประสบการณ์เชิงบวกให้แก่ลูกค้า
การทำงานด้วยระบบจัดเก็บเอกสาร Paperless ไม่เพียงแต่ช่วยเสริมภาพลักษณ์และลดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร แต่การใช้ระบบ Paperless อย่างมีประสิทธิภาพยังช่วยทำให้การทำงานระหว่างบริษัทและลูกค้านั้นง่ายยิ่งขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยเพิ่ม Customer Experience หรือประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าอีกด้วย หลายครั้งหลายหนที่การทำธุรกรรมระหว่างบริษัทและลูกค้านั้นอาจจะติดขัดด้วยปัญหาการส่งเอกสารและข้อผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากการใช้เอกสาร ทำให้เสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย แต่เมื่อองค์กรเริ่มปรับตัวมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร Paperless ซึ่งไม่จำเป็นต้องให้ลูกค้ากรอกข้อมูล และทำสัญญาผ่านเอกสารและกระดาษอีกต่อไป โดยลูกค้าสามารถกรอกข้อมูลและติดต่อสื่อสารผ่านทางระบบอีเมลหรือช่องทางดิจิทัลรูปแบบอื่นได้ในทุกที่ ทุกเวลา ก็จะช่วยเพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ลูกค้ายังสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาส่งไปมา ซึ่งอาจจะใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือบางทีก็เป็นวัน ทั้งหมดนี้ถือเป็นการอำนวยความสะดวก และเป็นการเพิ่มความคล่องตัว รวมถึงถือเป็นการสร้างประสบการณ์เชิงบวกให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างมาก
การปรับเปลี่ยนระบบแบบเดิมๆ มาเป็นระบบจัดเก็บเอกสาร Paperless นั้นนอกจากจะได้ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นแล้ว ระบบ Paperless ที่ช่วยแปลงเอกสารให้เป็นระบบดิจิทัลจะช่วยลดการใช้กระดาษให้น้อยลงอย่างเห็นได้ชัด แถมยังเป็นการช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย ลดการสิ้นเปลือง และยังถือเป็นการช่วยอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม แสดงถึงความมุ่งมั่งพร้อมความห่วงใยใส่ใจและรักโลกผ่านการลดการใช้กระดาษ ซึ่งจะช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ในทางอ้อม ที่สำคัญหากองค์กรนำรูปแบบการทำงานแบบ Paperless ไปใส่ในนโยบายของบริษัทอย่างจริงจังก็จะสามารถสร้างองค์กรที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม และทำให้ลูกค้าตระหนักถึงความจริงใจที่บริษัทมีต่อสิ่งแวดล้อมได้อย่างน่าเชื่อถือ
