Categories: e-document

คุณต้องการ ECM จริงๆ เชื่อผมสิ!!

     ECM (Enterprise Content Management) คือ ระบบการจัดการเนื้อหาในองค์กรที่รวมเทคโนโลยีและกลยุทธ์เพื่อรวบรวม จัดการ จัดเก็บ และส่งมอบข้อมูลและเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพและปลอดภัย ECM ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกับข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีระบบระเบียบและสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย

ส่วนประกอบหลักของ ECM

ECM ประกอบด้วยส่วนประกอบหลักดังนี้

  • Capture

การรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น การสแกนเอกสาร การเก็บรวบรวมอีเมล หรือการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล

  • Manage

การจัดการข้อมูลที่รวบรวมมาให้เป็นระบบระเบียบ ซึ่งรวมถึงการจัดการเอกสาร การจัดการเวิร์กโฟลว์ และการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล

  • Store

การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบที่สามารถเข้าถึง และค้นหาได้ง่าย อาจใช้ฐานข้อมูล หรือระบบจัดเก็บไฟล์ที่มีความปลอดภัย

  • Preserve

การเก็บรักษาข้อมูลในระยะยาว เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ในอนาคตตามความต้องการขององค์กร และตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

  • Deliver

การแจกจ่ายข้อมูลและเอกสารให้กับผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ผ่านเว็บพอร์ทัล อีเมล หรือระบบการทำงานร่วมกัน

ประโยชน์ของ ECM

การใช้ ECM มีประโยชน์หลายประการ เช่น

  • เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ช่วยให้พนักงานสามารถค้นหา และเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหา และจัดการข้อมูล

  • ลดต้นทุน

ลดการใช้กระดาษ และการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดั้งเดิม ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และบริหารจัดการข้อมูล

  • เพิ่มความปลอดภัย

ระบบ ECM มีการควบคุมการเข้าถึง และการจัดการข้อมูลที่เข้มงวด ทำให้ข้อมูลมีความปลอดภัยและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

  • ความเป็นมาตรฐาน และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย และมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล และเอกสาร

  • การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น

ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการแชร์ และการทำงานบนเอกสารร่วมกัน

ตัวอย่างการใช้งาน ECM

  • การจัดการเอกสาร : การจัดเก็บ และจัดการเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ และรายงานต่าง ๆ
  • การจัดการเวิร์กโฟลว์ : การกำหนดกระบวนการทำงาน และการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ ให้เป็นระบบ
  • การควบคุมการเข้าถึง : การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารและข้อมูลให้กับพนักงานในระดับต่าง ๆ

     สรุปได้ว่า ECM เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกับข้อมูล และเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ และปลอดภัย ช่วยลดเวลา และค่าใช้จ่ายในการจัดการข้อมูล รวมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน และปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

7 คุณประโยชน์ของ Electronic Content Management

  1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
  • การเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว : ECM ช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหาและจัดการเอกสาร
  • การจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ : ECM มีระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีความเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การอนุมัติเอกสาร การตรวจสอบ และการแชร์ข้อมูล
  1. ลดต้นทุน
  • ลดการใช้กระดาษ : ECM ช่วยลดการพิมพ์และการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ ทำให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและจัดการเอกสาร
  • ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ : การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลช่วยลดพื้นที่และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม
  1. เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
  • การควบคุมการเข้าถึง : ECM มีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และเอกสารที่เข้มงวด ทำให้ข้อมูลมีความปลอดภัยและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
  • การบันทึกและติดตาม : ระบบ ECM สามารถบันทึกและติดตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและข้อมูล ทำให้สามารถตรวจสอบประวัติการเข้าถึง และการแก้ไขข้อมูลได้
  1. การปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎหมาย
  • การจัดเก็บเอกสารตามมาตรฐาน : ECM ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บเอกสารและข้อมูลตามมาตรฐาน และข้อกำหนดทางกฎหมาย เช่น การจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล การจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ
  • การรักษาข้อมูลในระยะยาว : ECM ช่วยให้การเก็บรักษาข้อมูลในระยะยาวเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ     และสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมาย
  1. การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น
  • การแชร์ข้อมูลอย่างง่ายดาย : ECM ช่วยให้พนักงานสามารถแชร์และทำงานร่วมกันบนเอกสารและข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • การปรับปรุงการสื่อสาร : ECM ช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  1. การเพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้
  • การบันทึกและรายงาน : ECM มีฟังก์ชันการบันทึกและการสร้างรายงานที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามและตรวจสอบกระบวนการทำงานได้อย่างโปร่งใส
  • การปรับปรุงการบริหารจัดการ : ECM ช่วยให้ผู้บริหารสามารถบริหารจัดการข้อมูลและทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  1. ความยืดหยุ่นและการปรับตัว
  • การปรับแต่งและปรับขยาย : ECM สามารถปรับแต่งและปรับขยายตามความต้องการขององค์กรได้ ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว
  • การสนับสนุนการทำงานระยะไกล : ECM ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและจัดการข้อมูลได้จากทุกที่ ทำให้การทำงานระยะไกลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

     ดังนั้น ECM เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกับข้อมูลและเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดการข้อมูล รวมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันและปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

Phachira

Recent Posts

การใช้ e-Signature ในประเทศไทย

การใช้ e-Signature ในประเทศไทย      คุณเคยเปิดบัญชีธนาคาร ซื้อบ้าน ซื้อรถ ทำสัญญาเงินกู้กับธนาคารเพื่อผ่อนทรัพย์สินชิ้นใหญ่ๆจดทะเบียนบริษัท ทำบัตรประชาชน จดทะเบียนสมรส หรือทำธุรกรรมใดๆ กับหน่วยงานรัฐ คงหนีไม่พ้นที่จะต้องลงลายมือชื่อบนเอกสารมากมาย   …

3 เดือน ago

กฎหมายเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากทั่วโลก

กฎหมายเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากทั่วโลก      กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีบทบาทสำคัญในการส่งเสริมความน่าเชื่อถือ ความปลอดภัย และความสะดวกในการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้การดำเนินงานทั้งในภาคธุรกิจและภาครัฐเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส นอกจากนี้ ยังช่วยสนับสนุนการพัฒนาเศรษฐกิจดิจิทัลและการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมในระยะยาว  กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้ง 3 ประเภทจากทั่วโลก      กฎหมายที่รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วโลกมีหลายฉบับที่สำคัญ…

5 เดือน ago

CARBON TAX ระเบียบการค้าในยุคใหม่

ภาษีคาร์บอน Carbon Tax ระเบียบการค้าในยุคใหม่        ปัจจุบันทั่วโลกหันมาให้ความสําคัญกับเรื่องความยั่งยืนและประเด็นด้านสิ่งแวดล้อมเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะปัญหาด้านการเปลี่ยนแปลงสภาพ ภูมิอากาศ (Climate Change) ที่นอกจากจะส่งผลกระทบเป็นวงกว้างต่อวิถีชีวิตของเราทุกคนแล้ว ยังส่งผลเสียต่อกิจกรรมทางเศรษฐกิจอีกด้วย จนกลายเป็นจุดเปลี่ยนสําคัญให้ประเทศต่าง…

6 เดือน ago

ฝุ่น PM 2.5 มาจากไหน… zDOX ช่วยได้อย่างไร?

มารู้จัก ฝุ่น PM 2.5         PM 2.5 คือ ฝุ่นละอองขนาดเล็กที่มีขนาดเส้นผ่านศูนย์กลางไม่เกิน 2.5 ไมครอน (ไมครอนเป็นหน่วยวัดละออง ใช้วัดค่าฝุ่นละออง)…

9 เดือน ago

กระดาษสำคัญอย่างไร

ลดปริมาณการใช้กระดาษ = ลดโลกร้อน           ปัจจุบันคนไทยใช้กระดาษเฉลี่ยปีละ 3.9 ล้านตัน หรือคนละประมาณ 60 กิโลกรัม/ปี และเพื่อสนองความต้องการใช้กระดาษต้องตัดต้นไม้ถึง…

10 เดือน ago

ทำความรู้จักลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signature)

ทำความรู้จักลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signature)          e-signature หรือ Electronic Signature คือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ใช้เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลหรือเอกสาร ที่ถูกสร้าง และส่งผ่านทางออนไลน์…

10 เดือน ago

This website uses cookies.